Zakelijk emailadres aanmaken: zo doe je dat als ZZP'er

Waarom geen Gmail- of Hotmail-adres?

Een offerte van klusbedrijfjansen1987@gmail.com werkt, maar het oogt als een hobby. Een adres op je eigen domein laat zien dat je er werk van maakt. Klanten onthouden het makkelijker, het staat netjes op je factuur en visitekaartje, en je bent niet afhankelijk van één gratis dienst. Stap je ooit over naar een andere mailprovider, dan neem je je adres gewoon mee.

Een tweede reden is vertrouwen. Gratis adressen worden veel gebruikt voor phishing en nepfacturen. Een eigen domein met goed ingestelde beveiliging maakt het voor anderen lastig om zich als jouw bedrijf voor te doen.

Wat heb je nodig?

• Een domeinnaam, bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl. Die registreer je op je eigen naam. Lees ook hoe je een domeinnaam registreert.
• Mailhosting: de dienst die je mailboxen bewaart en je mail verstuurt en ontvangt.
• Toegang tot de DNS van je domein, om de mailrecords in te stellen.

De opties op een rij

Prijzen van Google en Microsoft wijzigen regelmatig en hangen af van het abonnement. Check de actuele prijs op hun eigen site voordat je kiest. Let op: je betaalt daar per gebruiker, dus drie adressen voor drie personen kost drie keer zoveel. Voor jou alleen volstaat vaak één mailbox met een paar aliassen.

Stap voor stap

1. Registreer je domeinnaam op je eigen naam of die van je bedrijf.
2. Kies een mailpakket en koppel je domein eraan. De provider laat zien welke records je moet toevoegen.
3. Stel de MX-records in. Die vertellen de rest van het internet waar mail voor jouw domein naartoe moet.
4. Stel SPF, DKIM en DMARC in (zie hieronder). Zonder deze drie komt je mail steeds vaker in spam.
5. Maak je adressen aan en zet ze op je telefoon en computer. Moderne pakketten werken met iPhone, Android, Outlook, Apple Mail en Thunderbird.
6. Test het. Stuur een mail naar een Gmail- en een Outlook-adres en kijk of hij in de inbox aankomt. Met een tool als mail-tester.com zie je in één keer of je records kloppen.

SPF, DKIM en DMARC in gewone taal

Dit zijn drie regels in de DNS van je domein. Ze klinken technisch, maar ze bepalen of je mail aankomt.

• SPF is een lijst van servers die namens jouw domein mogen mailen.
• DKIM zet een digitale handtekening op elke mail, zodat de ontvanger ziet dat hij echt van jou komt en onderweg niet is aangepast.
• DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet door SPF of DKIM komt, en stuurt jou rapporten over misbruik.

Gmail, Outlook en Yahoo zijn de afgelopen jaren veel strenger geworden. Mail van een domein zonder SPF en DKIM wordt vaker geweigerd of als spam gemarkeerd. Juist als starter, als klanten je nog niet kennen, wil je dat je eerste offerte aankomt.

Welke adressen maak je aan?

• voornaam@: persoonlijk, ideaal voor contact met klanten. Als ZZP'er ben jij het bedrijf.
• info@: voor je website, visitekaartje en algemene vragen.
• factuur@ of administratie@: houdt facturen en bonnetjes gescheiden van de rest, handig voor je boekhouder.

Veelgemaakte fouten

• Het domein staat op naam van de webbouwer. Dan is je emailadres niet echt van jou. Controleer altijd wie de houder is.
• Alleen MX instellen en SPF, DKIM en DMARC vergeten. Ontvangen werkt dan, maar je verzonden mail belandt in spam.
• Doorsturen naar Gmail en vanuit Gmail ‘als’ je zakelijke adres versturen zonder de juiste instellingen. Dat gaat vaak mis bij de ontvanger.
• Geen back-up of tweede toegang. Zet tweestapsverificatie aan en bewaar je herstelcodes.

Of: laat het regelen

Bij Eersteklant zit een zakelijk emailadres standaard in het pakket: drie mailboxen op je eigen domein, met SPF, DKIM en DMARC al goed ingesteld. Binnen 48 uur werkt het, ook op je telefoon. Zie de prijzen of lees hoe het werkt.